企業為了日常協作方便，同時便于統計分析，會將內部各種物資進行分類和編碼。當物資的信息大到一定程度，每天流轉于不同部門和環節，需要有準確的且唯一的命名。尤其如果像采購、加工、生產等環節的物資沒有準確的名稱，那么管理者就不能清楚把握“物”的狀況。因此，準確規范的物資名稱，是詳細物資交易數據記錄的基礎。
物資分類和編碼工作并不是一件容易做的事，因為它與企業的生產管理緊密結合，融入了很多管理的理念和企業的現實情況。這就導致沒有一種公認的科學方案來指導這個工作。而筆者則希望從信息和信息技術的角度對企業物資分類和編碼工作進行一番討論。希望能夠為企業物資分類和編碼工作帶來一些幫助。
在我們所接觸到的案例中，很多企業在進行物資分類和編碼時遇到以下問題：
第一，總在尋找一種“科學”的物資分類方法，來滿足企業需求，且企業規模越大尋找這種分類方法就越困難。
第二， 在制定分類編碼的時候，在“無意義的流水碼”和“有意義的助記碼”間徘徊。
流水碼最方便編碼但是卻不利于使用人員理解和記憶，便于理解記憶的有含義編碼又面臨著屬性變化，編碼擴展性等諸多問題。
第三，編碼后的成果難于保持。很多企業的物資分類與編碼工作是項目型的，花費大量的人力物力后，形成編碼手冊只能依靠制度來保證其落地和執行。如果管理不到位很快編碼就再次混亂了，甚至直接放到了檔案室后便無人問津。
第四，只能憑經驗處理“物資分類”信息的屬性，生命周期，作用域等問題。企業管理人員往往對“信息”本身不敏感，所以總是依靠經驗，沒有信息理論支撐。使用不當的情況比比皆是，最終導致了整體編碼的混亂。
以上這些問題的存在很多是由于客觀原因造成的。隨著信息技術的進步，企業中軟件管理系統的應用越來越多，覆蓋的業務也越來越全面。所以通過主數據管理體系來進行物資主數據管理便比傳統的管理模式更具優勢。
用友UAP結合多年對企業數據管理的研究，推出了主數據管理系統，近期發布了3.0版本。UAP MDM可以幫助企業創建并維護整個企業內主數據的單一視圖，保證整個企業IT系統協調和重用準確的，一致的，完整性的主數據。UAP MDM不僅使企業集團的主數據形成一個標準，使主數據的流程得到統一管理，而且可提升主數據的質量，實現共享。還可以為企業后期的商業分析，應用集成提供可靠的基礎數據。
用友UAP主數據管理系統界面-首頁
用友UAP主數據管理系統界面-新建編碼規則
主數據管理系統的優勢顯而易見，總結如下：
一，主數據管理系統可以利用計算機、便攜設備、移動設備等信息工具讓用戶隨時隨地根據編碼查詢到物資的各種屬性信息，或者根據各種屬性信息查找到分類編碼。在編碼中隱藏物資屬性信息的目的是為了便于閱讀和記憶，但是當物資分類數量達到上萬種或者幾十萬種的時候，就很少有人能夠完全記住這些編碼中的含義了。所以我們建議分類編碼只使用無意義的流水碼，對于傳統編碼使用“助記碼”來過度(逐步也不使用助記碼)。
二，運維階段才是物資分類編碼產生價值的階段。以往很多企業物資主數據分類編碼后使用不方便，因為企業中的操作人員不能總是隨身帶著一本幾百頁的編碼手冊。當有新的分類增加時，也不可能實時的詢問編碼委員會自己的新增編碼是否有重復等(雖然可以預先分配號碼段，但也僅僅是一種折中的辦法)。而主數據管理系統可以隨時隨地的為企業中的每個人提供服務。其次主數據管理體系將所有的應用軟件串聯的起來，他依靠本身和所有的應用系統保證編碼的效用。
三，通過信息理論，對物資分類碼的屬性、作用域，生命周期進行恰當維護。物資分類的屬性與傳統信息的不同，甚至很多物資是不可以用屬性描述的(有上千個零件的發動機，某個在研制的大型電子產品等);數據也會明確的作用域，比如研制測試產品的作用域在設計部門，投入生產的則是正式產品;很多物資的生命周期很長，需要持續維護而很多臨時物資則需要在不使用的時候封存起來。
我們之所以能夠對當前的企業物資分類和編碼工作提出建議，究其原因并不是因為我們比眾多的企業管理者聰明或者是比他們的管理經驗多，而是因為我們掌握了一些比較先進的信息工具和技術還有我們對于“信息”更加的敏感和專業。很多從管理角度看來復雜無比的問題如果用計算機和信息理論去處理，則是不那么復雜的問題。